El arte de la productividad sin estrés – Metodología GTD

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Organiza tus tareas para tener días más productivos y menos estresantes con la metodología GTD “Get things done”. Esta metodología ha sido desarrollada por David Allen y es reconocida mundialmente como una de las metodologías más eficientes de organización personal.  Se basa en el principio de que debemos organizar nuestros compromisos internos de manera efectiva y productiva.

Sabemos que el tiempo es finito, (24 horas en un día), pero las cosas por hacer son infinitas. Por eso, para ser productivos hay que aprender a delegar, y decidir dónde invertir nuestro tiempo limitado sin comprometer nuestra salud y bienestar.

Cada uno de nuestros compromisos internos, no importa que tan grandes o pequeños sean, requieren nuestra atención. Si no los atendemos, los compromisos internos se convierten en bucles abiertos sin resolver, que solo causan agobio y estrés. Para lidiar con nuestros compromisos internos según la metodología GTD debemos tener en cuenta los 4 pasos del WorkFlow:

Organiza tus tareas:

1. Capturar: Recopila lo que llame tu atención Escribe, graba o reúna todo lo que tenga su atención en una herramienta de recopilación. Sea pequeño, grande, personal y profesional; todos tus asuntos pendientes, proyectos y cosas de las que quieres o tienes que ocuparte.

2. Clarificar: Procesa el significado de las tareas que has capturado – Identifica  o pregúntate ¿Son accionables? ¿Es procesable? Si requiere acción, entonces identifica qué son los siguientes pasos que hay que hacer con ello. Si no requiere acción, entonces deshazte de ello, incubado o archivarlo. Recuerda, No vaciar las herramientas de captura es como no sacar la basura.

3. Actúa y Organiza: Una vez hayas indicado, los pasos a seguir de tu tarea, Pon recordatorios de lo que tienes que hacer en los lugares adecuados. Necesitarás un lugar específico para cada categoría de acción, como por ejemplo llamadas por hacer, recados, correos que responder, etc.

4. Revisa: Consulta tus recordatorios con la frecuencia adecuada para poder decidir qué hacer en cada momento. Haz una revisión semanal de todo para hacer limpieza, mantener al día tus recordatorios y conservar la claridad mental.

 

Aprende ao organizar tus tareas para ser más productivo

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Los Principios de GTD

Cómo ya cubrimos el workflow, ahora queda hay que tener en cuenta los principios de el mismo para tener días más productivos y menos estresantes.

1. Contexto: Un contexto para una acción es algo sin lo cual no podemos llevar a cabo esa acción. El contexto puede ser una persona, un lugar o una herramienta. Habrá contextos en el que necesitemos utilizar una herramienta para llevar a cabo una acción, por ejemplo: un martillo para colgar un cuadro. o mi ordenador para enviar un mail a un cliente. Lo importante aquí es a la hora de elegir qué acción escogemos nos fijamos en primer lugar en qué contexto estamos. 

2. Entropía y Energía: Las circunstancias no solo dependen del contexto en el que estamos, pero las acciones también se basan en tu energía y tiempo disponible. Cuando elegimos las tareas a cumplir hay que considerar estos factores para ser lo más productivos posibles y sin afectar nuestra salud mental.  

3. Confianza: La confianza en el sistema es clave para eliminar el estrés. Con un sistema que funciona, tendrás todo controlado y sabrás centrarte completamente en lo que toca en cada momento. Con un sistema controlado y organizado, no estarás pensando en otras tareas mientras te dedicas a la actual, ni intentas hacer varias cosas a la vez, ni tienes la sensación de que estás siempre atendiendo urgencias.

Por último te dejamos con algunos tips. ¡Ya podrás Organiza tus tareas para tener días más productivos y menos estresantes!

1. Nunca dejar una tarea por la mitad: La tarea empieza, se termina.

2. Evitar la multitarea: Parece tentador pero el resultado será mucho menos eficiente.

3. Evitar programar una tarea en el calendario: En palabras de Allen, no enviar de vuelta al «cubo» a ningún elemento.

4. Mantenerlo simple: De nada sirve un gigantesco sistema de GTD que nos quite todo el tiempo y energía organizándolo (punto #3) y no ejecutando (punto #4).

¡Muchas gracias!

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