Primer día. Algunos nervios y muchas expectativas. Presentaciones, charla, paseo por la oficina, saludos a los compañeros. El puesto de trabajo, las herramientas, los procesos… El famoso onboarding. Sí, por supuesto, pero nada de todo esto asegura una integración de personal adecuada: ¡lo que queremos es un trabajador funcional, comprometido y motivado!
Sacar lo mejor de los nuevos empleados y evitar rotaciones innecesarias pasa por aplicar una serie de principios y prácticas. Es de lo que trata este texto: del qué, el por qué y el cómo. Veremos que también es necesaria cierta adaptación empresarial para que la integración sea realmente efectiva.
Para conocer los detalles clave en cuanto al onboarding en remoto (una tendencia que se está convirtiendo poco a poco en la tónica general) tenemos un guía excepcional en José Burgos, CEO de Fresh People y protagonista de nuestro webinar Cómo crear el mejor onboarding en remoto. ¡No te lo pierdas!
Onboarding e integración de personal
Podríamos definir la integración de personal como el proceso mediante el cual el nuevo empleado es recibido, se le plantean sus tareas y objetivos, se familiariza con el entorno de trabajo, las herramientas básicas y, por supuesto, los compañeros. Es, por así decir, el encuentro entre el trabajador y su nuevo trabajo.
Esta definición se solapa, hasta cierto punto, con el onboarding (embarcar); ¿es lo mismo? Depende de a quién le preguntes. Si entendemos la integración como un proceso de varias semanas de aclimatación a la empresa, hasta dejar de ser “el nuevo”, entonces sí.
El objetivo principal de gestionar este proceso con atención es doble: por un lado, acortar las curvas de aprendizaje del recién llegado para que se ponga a pleno rendimiento lo antes posible; y por otro, plantar las bases de su compromiso con la organización para que vuelque todo su talento en ella.
¿Hay alternativa al onboarding en remoto?
Desde luego que sí; hay sectores y empresas, sea por su nicho económico o por su organización tradicional, tendrán poco margen en este sentido. Sin embargo, este proceso es análogo al comercio online: al principio genera suspicacias, pero cuando lo pruebas comienzas a descubrir un montón de virtudes que ni te imaginabas.
De hecho, lo más lógico es aprender a funcionar (en onboarding y en otros aspectos del trabajo en remoto) en un entorno mixto (o híbrido, o blended). Es decir, habrá cuestiones que podremos realizar en remoto y que optimizarán significativamente el proceso, y otras que prefieras mantener en modo presencial. Pero eso requiere ir refinando nuestros procedimientos poco a poco, todo un reto…
El trabajo en asíncrono es seguramente la piedra de toque en todo esto. Es una tendencia clara, y debemos aprender a convivir con ella, porque tiene mucho que ofrecer en términos de productividad. Aprender a gestionar un onboarding humano y eficaz con equipos distribuidos es un factor clave que debemos cuidar hasta el extremo.
Los principios de la integración de personal
El proceso de integración de personal busca generar un sentimiento de pertenencia desde el primer minuto y consolidarlo a lo largo del tiempo. El secreto está en hacerlo de manera fluida, con la confianza y la comunicación como pilares esenciales.
- Claro como el agua. Damos por supuesto que en el reclutamiento han quedado claras las expectativas tanto de la empresa como del empleado: los objetivos y los cometidos generales. Ahora es el momento de concretar. Es importante dedicarle el tiempo y la atención que merece.
- Como en casa. El recién llegado debe familiarizarse con la cultura corporativa, con los flujos y dinámicas de trabajo, con el resto del equipo humano, con su puesto de trabajo y las herramientas que usará a diario. Debe encontrar su lugar y sentirse cómodo en él.
- Integración en dos direcciones. No es que la organización deba adaptarse a su último miembro, pero sí recordar por qué lo hemos contratamos: porque tiene algo que aportar. Una postura flexible le permitirá desarrollar mejor sus talentos y, de esa manera, contribuir más y mejor.
Prácticas: las líneas maestras
¿Cómo podemos llevar estos principios a la práctica? La inspiración es crucial para el engagement. Estas técnicas te ayudarán para que la integración de personal sea más fácil de efectuar.
- Charla inicial: Es importante ser concisos y no perdernos en los detalles (que se irán conociendo en los siguientes días) en el primer encuentro. Prepáratelo.
- Una mano amiga: Da al recién llegado un “guía”, un compañero con más experiencia que lo acompañe en lo laboral y lo “social”. Elígelo bien.
- Romper el hielo: No dejes pasar la oportunidad de hacer equipo con una presentación, pero también con una actividad informal.
- Píldoras de entrenamiento: Ahora sí, aquí (manuales, reuniones, ejemplos) plasmaremos los pormenores de la tarea cotidiana y resolveremos dudas concretas.
- Manos a la obra: Acceder pronto a tareas concretas con responsabilidad fomenta la autonomía y la implicación (y es el mejor test).
- Seguimiento y disponibilidad: Realizar chequeos informales (un “¿cómo va todo?”) cada vez más espaciados demuestra nuestra disponibilidad.
Utiliza las herramientas adecuadas
Tanto desde la perspectiva de la experiencia del empleado como dentro del ámbito del departamento de people y RRHH, hay una serie de herramientas que nos hacen el onboarding digital mucho más fácil desde una perspectiva material. Algunas las encontraréis en estos dos últimos enlaces, y otras las iréis descubriendo con el viejo método del ensayo y error.
En este sentido, el límite es el cielo:
- Un canal o un grupo propio en una red social o en un sistema de mensajería instantánea puede ser esa sala digital en la que los trabajadores se encuentran para tomar un café.
- Un sistema sencillo de hitos a cumplir a lo largo del proceso de onboarding es una versión gamificada (más amena, más funcional) de dicho proceso.
- El shadowing llevado al onboarding (o sea, un seguimiento del proceso de ingetración) es sumamente sencillo de llevar al asíncrono, compartiendo y participando en los primeros aprendizajes del “recluta”.
Son ejemplos muy sencillos para explicar que no siempre hace falta acudir a un software sofisticado (y caro).
Aparte de todo esto, te será de gran utilidad ser capaz de ir tomando el pulso a los miembros de tu organización (recién llegados y también veteranos) midiendo su nivel de compromiso con herramientas precisas y que faciliten una gestión y análisis de esos datos a primera vista difíciles de cuantificar de manera objetiva.
El onboarding como parte cultural de la empresa
Vamos, para ir cerrando, a plantear el escenario ideal: aquel en el que todos los miembros de la organización están implicados en la integración de persona nuevo. En este escenario, el onboarding no es asunto exclusivo de recursos humanos ni se reduce a una charla de bienvenida y unas guías para aprender a usar el software de la casa…
En este escenario todos los empleados parten de la idea de que ejercer de anfitriones tiene un efecto positivo para el recién llegado, pero también para toda la organización. Esa tarea de anfitrión implica una acogida amable, desde luego, pero también ejercer de guía a través de los vericuetos del trabajo diario, así como saber convertirse, a través de la práctica, en un embajador de marca empleadora que transmita los valores de la empresa.
En última instancia, conseguir que los procesos de integración de personal formen parte de nuestra cultura corporativa pasa por hacer una tarea lenta, discreta y trabajosa, para qué negarlo, de concienciación de nuestro equipo humano (desde el primero hasta el último) para que se implique en facilitar a los nuevos miembros una integración fluida y eficaz que resulte ilusionante y, en último término, eficaz.
El onboarding es el objetivo; hacerlo en remoto es el camino más fácil
Y, más que nada, tómatelo en serio: la integración es una de las claves para plantar las bases a la hora de fidelizar talento a medio y largo plazo. Minusvalorar el bienestar laboral de los empleados es uno de los errores que más caros salen a numerosas organizaciones…
