Las reuniones son necesarias para hacer negocios, discutir detalles de proyectos, intercambiar propuestas o compartir estrategias; sin embargo, no siempre nos encontramos que las reuniones son todo lo efectivas que podrían haber sido. Vamos a analizar lo que se debe (y lo que no se debe) hacer para conseguir reuniones de trabajo efectivas y productivas.
Claves para organizar reuniones de trabajo efectivas
¿Cómo se puede planificar una reunión eficiente y productiva? En realidad, se trata de ser muy prácticos y de hacer valer el tiempo propio y ajeno. Aquí dejamos algunos consejos.
Definir los objetivos de la reunión
Uno de los errores que resta más eficacia a las reuniones es no haber definido claramente su propósito; parece un contrasentido, pero en ocasiones, en el ambiente de la reunión flota la pregunta «¿de verdad era necesario reunirnos para esto?»
Convocar solo a las personas necesarias
Las reuniones eficaces suelen contar con los asistentes justos, es decir, ni muchos ni pocos: no se trata de reducir el tamaño de la mesa deliberadamente, sino de estudiar previamente quiénes son las personas involucradas en el objeto de la reunión.
Si se convoca a alguien solo para que vaya de oyente, probablemente le haremos perder el tiempo, y será mejor que alguien comparta con él un extracto de la reunión cuando finalice.
Ubicar la reunión: ¿presencial o virtual?
Hasta hace no muchos años, las reuniones virtuales eran un componente desconocido en el día a día de las empresas, pero habiendo transcurrido ya algunos años del boom de las telecomunicaciones y la informática, ¡quien no organiza una reunión virtual es porque no quiere!
Las reuniones virtuales suponen un gran ahorro de tiempo, costes y desplazamientos; sin embargo, la calidez del trato humano podría perderse a través de las pantallas de los ordenadores o smartphones, por lo que las reuniones híbridascobran sentido.
Este formato de reunión está ganando terreno porque mezcla ambas tipologías, algo muy interesante para aprender a cómo planificar una reunión de equipo cuando algunos empleados están teletrabajando.
Ceñirse al plan establecido
Una reunión de trabajo se planifica por un motivo: hay unos puntos que tratar en el orden de la reunión, y esto es algo que se debe respetar. La productividad de la reunión será directamente proporcional a la capacidad de haberse ajustado a sus objetivos.
Qué debes evitar para conseguir una reunión exitosa
Reunirse por reunirse
Si nos ponemos en el contexto de reuniones periódicas que han de seguir una cadencia temporal, tanto su planificación requerida como sus efectos podrían diluirse con el paso del tiempo.
No es que las reuniones periódicas no sean necesarias, pero las reuniones de trabajo son más efectivas cuando existe un motivo de peso que motiva su celebración. Si solo se trata de compartir información, hay otros métodos más efectivos (correos electrónicos, mensajes en la Intranet, entre otros).
Forzar reuniones presenciales a toda costa
Ya hemos hablado de la importancia del trato humano, y del aumento de la confianza que suele derivarse de una reunión presencial. Sin embargo, la tecnología actual nos permite organizar reuniones por videollamada con una facilidad pasmosa.
En una reunión virtual, todos los participantes pueden verse, escucharse y compartir datos como si estuviesen sentados en la misma mesa: no siempre es necesario recorrer largas (o cortas) distancias para asistir a una reunión que perfectamente podría haber adoptado un formato virtual.
No estimar correctamente la duración de la reunión
Las reuniones de trabajo más efectivas son aquellas que duran exactamente lo que tienen que durar, pero las reuniones que se hacen eternas pierden muchos puntos de efectividad.
Se dice que el tiempo idóneo que ha de durar una reunión de trabajo es 45 minutos; tampoco se trata de ceñirse a este dato, pero la realidad es que una reunión de trabajo es, cuanto más breve, mejor. ¿Pero por qué?
Porque a medida que pasan los minutos se diluye la atención de los asistentes, y se corre más riesgo de entrar en puntos muertos (en los que ya no se saca ninguna conclusión).
Las reuniones de trabajo más efectivas son aquellas que cuentan con un número ajustado de participantes, que no se organizan obligatoriamente por vía presencial (salvo que sea totalmente necesario), que tienen un objeto y un porqué, y donde todos sus integrantes están ahí por una razón.
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