En los últimos tiempos se ha acentuado de forma dramática una tendencia que venía imponiéndose desde hace algunos años: la experiencia de empleado se ha digitalizado. Igual que nadie discute el impacto de esta experiencia en la organización, tampoco cabe duda de que esta viene marcada absolutamente por la nueva forma de relacionamiento, basada en los medios telemáticos.
Así, el onboarding de empleados (el proceso de incorporación de personal nuevo a la plantilla) se ha convertido, en buena medida, en onboarding digital. Por ello, resulta imprescindible contar con las herramientas digitales adecuadas para que el proceso sea óptimo y podamos maximizar el efecto luna de miel. Esta es nuestra pequeña selección para los aspectos elementales que se encuentra uno al llegar a un nuevo puesto de trabajo.
Comunicación en equipo
Es, sin duda, lo primero de los primero, presente en cualquier tipo de empresa y perfil de puesto de trabajo. La comunicación dentro de un equipo presenta varias facetas, que podemos englobar en la personal (los recursos individuales) y la colectiva (los canales de comunicación del equipo). Ambos y su proyección exterior están muy relacionados, claro.
En cuanto a lo primero, las empresas suelen contar (o deberían) con programas de administración de correo electrónico, tipo Spark o Mailbird; su enorme número de funcionalidades hace imprescindible un tutorial recorriendo sus usos habituales. En cuanto a los canales de chat, audio o video (los Zoom, Skype y compañía), el uso suele ser más intuitivo, pero conviene familiarizar al recién llegado con sus características clave. Por si acaso.
Gestión de proyectos
Quién está haciendo qué, con quién, cómo va y para cuándo es son los puntos esenciales en cualquier trabajo en equipo. Una integración rápida en estos entornos digitales mejora la productividad del novato desde el minuto cero y además hace la experiencia de empleado más satisfactoria: la sensación es que ¡ya estás en el equipo!
El recurso más exitoso en este ámbito suele ser el basado en la metodología toyotista Kanban por ser muy visual, ágil y fácil de manejar, con Trello como mayor exponente. Pero hay un irreductible núcleo de devotos de la metodología (perdón, ¡el método!) Scrum, procedente del desarrollo de software y que en algunos ámbitos puede encajar a la perfección. Sea cual sea el tuyo, explícaselo a tu nuevo empleado.
Almacenar, compartir, enviar archivos
El volumen de archivos que se intercambian en cualquier sector profesional, en cualquier puesto de trabajo y mediante cualquier dispositivo es, sencillamente, enorme. El trabajo colaborativo simultáneo en algunos de estos archivos es en muchos casos esencial. Nada más frustrante y contraproducente para la experiencia de empleado que unos flujos que no fluyen.
Nunca está de más acompañar al nuevo trabajador en un caso práctico de uso con nuestras herramientas de cabecera, porque hay muchas y con sutiles pero importantes diferencias entre ellas: Drive, iWork, Wetransfer…
Firma digital
En algunos casos un gestor de firma digital es absolutamente imprescindible, por la seguridad y agilidad que ofrecen en numerosos flujos de trabajo con documentos que necesitan certificación en sus intercambios online. Las nuevas incorporaciones, especialmente las corporativas, suelen requerir diversos procedimientos de registro y autenticación. No debe quedar ningún flexo suelto.
Si no conoces ninguno de estos programas tal vez sea porque no los necesites, pero también es posible que si les echas un vistazo puedas incorporarlos en tu trabajo cotidiano (al fin y al cabo es cuestión de tiempo) y que luego no puedas vivir sin ellos. DocuSign y Signaturit quizá sean los más populares, pero hay muchos más.
Medición de satisfacción
Si hay una herramienta digital que ofrece valor añadido al proceso de integración en la empresa, es la dedicada a la medición de la satisfacción laboral. No sólo mides de manera cuantificable las sensaciones de tu newcomer, sino que también le estás diciendo “eh, me preocupo por tu bienestar laboral”.
De nuevo, hay muchas herramientas en el mercado que ofrecen este tipo de servicios. Nosotros, cómo no, te recordamos la nuestra, la plataforma Happyforce.
Optimiza el trabajo, y con ello la experiencia de empleado
Te habrás fijado que, en realidad, lo esencial para un onboarding digital de calidad es que cuentes con las herramientas digitales imprescindibles que te van a hacer no ese onboarding, sino tu vida laboral más fácil. Piensa en estas herramientas digitales como en las analógicas. ¿Un mecánico sin llave inglesa? Pues sin el software adecuado, tampoco.
