Hace una temporada os hablábamos del proceso de onboarding de una manera general (y hace nada, de algunas herramientas para facilitarlo). También hemos tratado la cuestión del teletrabajo en la cultura de empresa. Y es que ambos temas tienen un punto de contacto claro: el llamado onboarding digital.
Porque el onboarding se puede entender de dos maneras: como la experiencia de empleado que va desde la contratación hasta que está a pleno rendimiento, pero también como el conjunto de procesos que deben implementarse en el departamento de recursos humanos para efectuar dicha incorporación con éxito y fluidez.
La gente de recursos humanos suele considerarse a sí misma como el departamento más maltratado de cualquier organización… Y puede que no les falte razón, a los pobrecitos. Sobre todo teniendo en cuenta lo crucial de su función básica: traer nuevo talento a la casa (y fidelizarlo). Y en el horizonte del teletrabajo, los desafíos se multiplican. Para eso se han inventado muchas soluciones…
1. La comunicación lo es todo
Antes, las entrevistas personales eran lo que los pedantes llaman un must. Hoy empieza a ser lo más normal del mundo subir el CV a una aplicación, remitir documentación telemáticamente o hacer la entrevista en línea. Y tras la contratación la cosa sigue si hablamos de trabajo en remoto. Para ello necesitas herramientas de comunicación ágiles y versátiles.
¿Qué programa te permite mantener conversaciones por videoconferencia, enviar y recibir documentos de forma segura y desplegar otras facilidades (pantalla compartida, por ejemplo) para facilitar los primeros pasos del onboarding? Muchas. A nosotros nos gusta Slack, pero cada uno debe elegir la que mejor se adapta a sus necesidades.
2. Las sutilezas de la selección de personal
En algunos procesos de selección se invierte mucho tiempo y esfuerzo que podría dedicarse a otros menesteres, dentro y fuera del departamento. Pero es que no es fácil gestionar el anuncio del puesto, analizar las solicitudes, organizar la información, contactar con los candidatos, responder las dudas, filtrar al candidato ideal…
De nuevo, hay muchas herramientas (llamadas applicant tracking systems o ATS) para ello, unas enormemente comprehensivas y otras más ligeritas, unas gratis y otras de pago; el sistema ideal depende mucho del tamaño de la empresa y sus necesidades. Teamtailor es una de las más populares.
3. Gestión de personal automatizada, ¡hurra!
Si algo hay farragoso en un proceso de onboarding desde la perspectiva de RRHH (y del empleado) es todo el papeleo que suele requerir una contratación: todo eso de los contratos, las nóminas, las cotizaciones, los registros de horarios, en fin, [modo ironía ON] divertidísimo y sin mucha posibilidad de error [modo ironía OFF].
¡¿Es que no hay un software que pueda hacer o facilitar todo esto?! Pues claro. Un ejemplo sería Personio, un software que facilita las tareas administrativas en la gestión de personal. En el particular horizonte del teletrabajo una gestión digitalizada de flujos de trabajo, registros de jornada y demás es, simplemente, ayuda mucho.
4. Formación a distancia, imprescindible
Uno de los puntos esenciales (y problemáticos a veces) para optimizar tanto el rendimiento como la experiencia del empleado en un onboarding es la formación y el entrenamiento iniciales. Para los no iniciados, eso de explicar al recién llegado “aquí las cosas las hacemos así”.
Ya te imaginarás que hablando de teletrabajo no podemos enseñar de la misma manera que en modo presencial. Hay herramientas de entrenamiento muy específicas para el ámbito laboral: learning management systems (sí, en inglés, otra vez) tan bien desarrollados como Talentlms, un entorno digital en la nube con muuuchas posibilidades.
5. ¿Teletrabajo? Bienvenido al auto-onboarding
Hemos dejado lo más interesante para el final porque solo se merecen conocerlo los que hayan sido capaces de llegar hasta aquí leyendo, como tú 😉. ¿Qué te parecería un HRMS de esos amplios que ponga la mayor parte del proceso en manos del empleado y automatice y facilite buena parte de los procesos?
Si quieres conocer cómo están viviendo tus empleados y empleadas el onboarding en tu organización, y el nivel de satisfacción, puede medirlo con Happyforce a través de los KPIs
