Interna o externa, corporativa o individual, persuasiva o informativa… Hay muchas formas de comunicación, pero solamente una buena: aquella en la que conseguimos transmitir nuestro mensaje. Nuestra estrategia de comunicación debe basarse en ese presupuesto.
Porque, aparte de saber diferenciar tipos de comunicación en el seno de las organizaciones y de contar con las técnicas de comunicación más adecuadas, es esencial saber diseñar una estrategia adecuada, que en cada caso tendrá que ser distinta. Lo que no quita que no podamos compartir contigo unas directrices básicas a tener en cuenta a la hora de hacer ese diseño estratégico.
1. ¿Qué quieres decir?
El primer paso de cualquier estrategia de comunicación es uno de esos que parece una tontería, pero que pasar por alto suele desembocar en desastre comunicativo. En serio, ¿qué quieres decir exactamente?
Dedica un par de minutos, o los que hagan falta, a sentarte con un papel y un lápiz delante y a definir la(s) idea(s) principal(es) de tu mensaje. Merece mucho la pena.
2. Cada comportamiento, su comunicación
Igualmente importante es tener en cuenta a quien te diriges si queremos tener un mínimo de posibilidades de comunicar. Tu enfoque debe variar en función del tipo de auditorio y del talante del receptor que tengas delante.
Una de las maneras más eficaces de tener esto en cuenta es emplear el llamado sistema DISC, que diferencia cuatro facetas de las audiencias (sean individuos o grupos) en función de su comportamiento.
3. Prepara el discurso
La secuencia, la expresión, el desglose de las ideas, los recursos retóricos, los énfasis… La improvisación es muy bonita, pero mejor dejarla para las jam sessions con los colegas o tu taller de teatro experimental.
La idea no es llevar contigo un discurso completamente predefinido palabra por palabra (ni mucho menos), sino tener claros los hitos para no perder el momentum, que dicen los gringos.
4. Habla, escucha y mejora
La comunicación está lejos de ser un proceso simple y cerrado. De hecho, lo más normal en una conversación cualquiera es que exija varias idas y vueltas para confirmar si realmente el mensaje ha calado y en qué grado.
La mejor estrategia de comunicación en ese sentido es adoptar una postura abierta y flexible, sin aspirar a dar un mensaje ready to go, sino lanzando un “borrador”, chequeando sus luces y sus sombras con el feedback del receptor y completando sus puntos débiles.
5. Controla las emociones
Las emociones están siempre presentes en todo proceso comunicativo (es más, podemos llegar a usarlas como herramientas; pregunta en el departamento de marketing). Reconocerlo es saludable para una comunicación más sana y funcional.
Pero eso no quiere decir que las emociones deban estar al mando. Al contrario, una de las cuestiones más difíciles del proceso comunicativo es saber mantener las emociones a raya…
6. ¿Quién habla aquí?
A nivel organizacional es importante hacerse esta pregunta, para la que hay una respuesta doble. Por un lado, a nivel estructural está bien establecer si hay un departamento que se ocupe de fijar protocolos y herramientas al respecto.
Por otro lado, es una cuestión de aptitudes y actitudes. Desde luego los líderes, pero también todos los miembros de un equipo deben entrenarse y fortalecer sus competencias comunicativas.
7. Asume las pérdidas
De lo que dices tú a lo que entiende el otro hay un buen trecho, esto es así y hay que asumirlo. Las “fugas” son algo normal en el proceso comunicativo. Está bien tratar de reducirlas, pero sabiendo que siempre existirán.
Lo importante aquí es no desesperar, saber que será necesario volver sobre alguno de los pasos anteriores y volver a intentarlo. Con certeza la segunda vez tendremos más éxito, y la tercer todavía más, y así…
Una buena estrategia de comunicación en la organización lo es todo
La inspiración (y buena parte de las ideas) de este texto proceden del magnífico webinar “La comunicación no existe” en el que tuvimos la suerte de contar con Mario López como panelista. ¡No te lo pierdas!
