Gap analysis, ¿puede aplicarse a la gestión de personas?

Con varios años de experiencia a nuestras espaldas (¡hay que ver cómo pasa el tiempo!) y docenas de casos vistos en primera fila, nos hemos dado cuenta de una realidad chocante: algunas empresas usan herramientas de people analytics, como las nuestras, pero sin ninguna estrategia previa; es como comprar un metro de precisión sin saber qué queremos medir, ni por qué ni para qué… Esperar resultados positivos es, cuando menos, poco realista.

La estrategia organizacional (en lo que atañe a recursos humanos y más allá) es sin duda un terreno arduo en el que se entrecruzan realidades y expectativas, tomas de decisiones y dinámicas coyunturales o estructurales a veces imprevisibles. Vamos, que no es peccata minuta. Y en muchos casos, una sencilla herramienta podría ayudarnos mucho… ¿has oído hablar del gap analysis?

¿Qué es el gap analysis?

El análisis de brecha (que viene a ser lo mismo y se entiende mejor) es una herramienta comparativa de planificación estratégica orientada a detectar desfases o discrepancias entre unos objetivos y sus probables resultados. Para entendernos, ¿sabes cuando el jefe dice a principio de año que la empresa va a crecer un 25 % y luego crece un 2,5 %? Pues eso…

El análisis gap (a menudo también se denomina así, a lo bilingüe; o GAP, como siglas de “good, average, poor”) tiene seis fases principales:

  1. Definimos en términos cuantitativos la situación existente en la organización.
  2. Definimos la situación deseada (a dónde queremos llegar), también en números, en un plazo de tiempo determinado, por ejemplo un año.
  3. Calculamos la evolución posible en ese plazo a partir de datos pasados suponiendo unas condiciones óptimas.
  4. Calculamos la evolución probable, suponiendo unas condiciones “normales”.
  5. Comparamos la situación deseada con las evoluciones posible y probable. Seguro que hay un desajuste. Lo medimos.
  6. Analizamos las razones del desajuste y nos planteamos cómo reducirlo.

El punto fuerte de este tipo de análisis es que permite detectar de manera temprana desajustes entre unas expectativas concretas y las probabilidades reales de que dichas expectativas se cumplan. Pero tengamos en cuenta que es un análisis aproximativo; es sólo el principio del trabajo…

Ponme un ejemplo…

Vale. Supongamos que nos ceñimos a la productividad por empleado en nuestra empresa de clavos, Pablito S.A. Simplificando bastante, se trata de trazar un gráfico de coordenadas, con el tiempo en el eje horizontal y la productividad en el vertical. En ese gráfico colocaremos tres puntos: dónde queremos estar en un año, donde esperamos estar en condiciones óptimas y dónde esperamos estar en condiciones normales. Más o menos como en este gráfico.

analisis gap 2

Como puede apreciarse, queremos que nuestros empleados produzcan 5,5 millones de clavos de aquí a un año, aunque en el mejor de los casos (según los datos que tenemos) es posible que produzcan 4 millones, y lo más probable (si seguimos como vamos) es que en realidad ronden los 3,5 millones.

La diferencia entre nuestro pronóstico “realista” (3,5M) y nuestro pronóstico “optimista” (4M) es lo que llamamos brecha operativa, y seguramente podamos eliminarla mejorando nuestros procesos, usando herramientas más eficientes o tal vez aumentando el compromiso o la motivación de nuestros empleados.

La diferencia entre nuestro pronóstico “optimista” (4M) y nuestro deseo (5,5M) es la brecha estratégica. Esta brecha puede indicar, si es muy grande, que los objetivos estratégicos teóricos están muy alejados de lo razonable, o bien que la organización requiere transformaciones radicales para llegar ahí arriba.

¿Y qué tiene que ver esto con la gestión de personas?

Pues imagínate… Ajustando los objetivos estratégicos de negocio, podemos ajustar también los objetivos estratégicos de gestión de personas. A partir de ahí podemos realizar las mediciones adecuadas para continuar con el proceso de análisis, o sea, detectar las áreas de mejora y activar los mecanismos necesarios para reducir la dichosa brecha.

Para que nuestro trabajo en el área de personas tenga un impacto positivo en el conjunto de la organización (que es de lo que se trata al fin y al cabo, ¿no?), conviene que este análisis esté integrado en un [enfoque de solución end-to-end LINK WEBINAR ENDTOEND!!!], o sea, que sea por así decirlo transversal y armonice nuestras acciones específicas en recursos humanos con los objetivos estratégicos de la casa.

Y así es como el gap analysis puede ayudarte a poner en orden las ideas dentro de tu organización o equipo y ver con claridad qué tecla hay que tocar. Tal vez así nos demos cuenta de que el promover la felicidad en el trabajo no es cuestión de tener buen rollo en la oficina, sino de alcanzar unos objetivos de negocio.

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