Alinear equipos de trabajo: ¿qué es y cómo se hace?

¿Hablamos sobre alineación de equipos? Contra lo que el título pudiera sugerir, no, esto no va de fútbol ni de ponerse en fila (ni en su versión cola del paro, se en su versión paredón de fusilamiento). Va de alinear equipos de trabajo, y de explicar en pocas palabras en qué consiste y cómo se hace. Y comprobarás que tiene evidentes efectos en el bienestar laboral.

Un tema realmente apasionante por su altísimo impacto en el rendimiento de equipo y en la sostenibilidad de las organizaciones; tanto que no te decimos que no publiquemos más adelante en nuestro blog un par de entradas más específicas sobre el asunto. Pero de momento, vamos a dar una visión de conjunto.

Alineación de equipos: calienta, que sales

A pesar de todo la metáfora futbolera puede tener su aquel, y vamos a usarla para hacer una breve definición del concepto. Al fin y al cabo, se trata más o menos de lo mismo que en un deporte. Según lo definen nuestros gurús de Team Alignment Company en su imprescindible manual de alineamiento:

“Hacer converger las contribuciones individuales para conseguir un objetivo compartido en interés de todos.”

El concepto de alineamiento debe mucho a la metodología Agile, y el liderazgo es un elemento central que consiste ante todo en equilibrar sabiamente divergencia (autonomía) y convergencia (colaboración), como vemos claramente en el whitepaper de Sorga (2021) publicado por cidpartners.

A nivel de prácticas de liderazgo, y poniendo el foco en la convergencia-colaboración, el líder tiene tres tareas principales, cada una relacionada con un tipo de alineación:

  • Alineación emocional. El líder da al equipo atención, reconocimiento y cuidado. Partimos de la idea de que protegemos y apoyamos aquello con lo que nos implicamos emocionalmente. La palabra clave es MOTIVAR.
  • Alineación normativa. El líder crea orientación de valor y compromiso “encarnando” el propósito y los valores de la organización. Es esencial dar ejemplo partiendo del respeto, la justicia y la transparencia. La palabra clave es INSPIRAR.
  • Alineación de tareas. El líder coordina una comprensión compartida de objetivos, prioridades, roles y procesos; también perfila la relación con otros equipos de la organización. La palabra clave es ENFOCAR.
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Si ellos pueden, tú también. Photo by patries71 at flickr

Cómo alinear equipos de trabajo en la práctica

Vamos a partir de nuevo del excelente trabajo de Team Alignment Company y su imprescindible mapa de alineamiento de equipos (¡se convertirá en tu biblia!) para entender, planear y valorar el proceso de alineamiento práctico.

Entender el proceso

Alinear equipos de trabajo es fácil, si sabes cómo hacerlo. Se parte de cuatro áreas (planteado de forma gráfica, de cuatro columnas por ejemplo):

  • Objetivos: ¿qué tenemos que hacer, qué hay que entregar, qué tareas tenemos? En su versión más completa se construye con un verbo, una descripción y una magnitud.
  • Compromisos: ¿quién se encarga de cada tarea? Es interesante que, además de un nombre y función, haya un compromiso explícito (un “yo me ocupo de esto”).
  • Recursos: ¿de qué medios disponemos? En general, todo se reduce a tiempo, dinero y herramientas. Conviene que sean medibles y han de asignarse concretamente.
  • Riesgos: ¿qué puede hacer que no lo consigamos? Son 3×3 pasos: identificación, análisis y neutralización de evento, causa y consecuencia.

Además, como elemento previo, está el marco general formado por la misión y el plazo:

  • La misión, se exprese de forma más detallada o menos, debe cumplir tres condiciones:
    • Estar clara para todos los participantes
    • Evidenciar un resultado positivo
    • Generar el deseo de participar
  • El plazo puede expresarse tanto en forma de periodo de tiempo como de fecha límite.

Planear el proceso

Ahora se trata de momento de la verdad para alinear equipos de trabajo: realizar la planificación conjunta del proyecto.

  • Fase proactiva: creamos el plan en cuatro pasos sucesivos.
    • Planteamos objetivos
    • Establecemos compromisos
    • Evaluamos recursos
    • Identificamos riesgos
  • Fase retroactiva: reducimos los riesgos de ejecución en dos pasos.
    • Asignamos recursos
    • Asumimos riesgos

En todos los casos la definición de objetivos, compromisos, recursos y riesgos se puede hacer de manera más o menos granular (detallado) en un gradiente entre velocidad y claridad. El trabajo de planificación se realiza siempre colectivamente y de manera colaborativa.

Valorar el proceso

Se trata ahora de comprobar la preparación del equipo y abordar los problemas recurrentes. Para ello podemos clasificar objetivos, compromisos, recursos y riesgos en una escala.

  • Objetivos: ¿claros o confusos?
  • Compromisos: ¿explícitos o implícitos?
  • Recursos: ¿disponibles o no disponibles?
  • Riesgos: ¿controlados o incontrolados?

Así habremos realizado la primera fase de la valoración: el descubrimiento de problemas. Después, toca seguir con las dos siguientes: la reflexión sobre estos problemas y, con suerte, la resolución de estos problemas. La opinión de cada miembro del equipo cuenta para detectar y definir los puntos débiles, analizarlos y decidir las acciones consecuentes.

La valoración del proceso de trabajo suele realizarse en dos escenarios:

  • Lanzamiento del proyecto: se trata de averiguar si estamos realmente preparados para acometer el trabajo con altas posibilidades de éxito.
  • Seguimiento del proyecto: consiste en revisiones periódicas (o extraordinarias) para resolver problemas o saber si seguimos “enchufados”.

¿Quieres saber más sobre alineamiento de equipos?

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